湖南ISO三體系認證應該能夠反映一個組織質量體系的系統(tǒng)特征，應對影響產(chǎn)品或服務質量形成過程的技術、管理和人員等因素的控制作出統(tǒng)一的規(guī)定。不同文件在各個層次和文件質量方面應做到層次清楚、接口明確、結構合理、協(xié)調有序、要素和內容的取舍得當。具體操作時應注意：物業(yè)管理企業(yè)對其質量體系所采用的全部要素、要求、規(guī)定，都要有系統(tǒng)、有條理地制訂成各項方針和程序；所有的質量文件必須按規(guī)定的方法編輯成冊；各層次文件應分布合理、相互協(xié)調、互相印證；各層次文件應涉及質量體系的一個獨立的邏輯方面。

質量體系文件的編寫要符合法規(guī)性的要求。質量體系文件是一個組織實施質量管理和質量保證活動的準則，因此，質量體系文件的法規(guī)性準則主要體現(xiàn)在：

①質量體系文件應在總體上遵循ISO9001標準的要求。

②結合本企業(yè)組織的特點，質量體系文件應符合國家/地方/行業(yè)有關的法規(guī)、規(guī)范。

③質量體系文件對企業(yè)組織內部而言就是必須執(zhí)行的“法規(guī)”文件。

質量體系文件應具有較高的增值性。質量體系文件的編制和適用是一個過程，這個過程是一個動態(tài)的、高增值的轉換過程。

一般來說，質量體系文件將隨著質量體系的不斷改善而完善，而這種動態(tài)的增值作用對公司的影響也應該是越來越顯著。質量體系文件要符合適宜性的要求。質量體系文件的編制和形式應做到充分考慮物業(yè)管理企業(yè)自身的組織規(guī)模、管理經(jīng)驗、物業(yè)管理質量活動的具體性質、物業(yè)管理所提供的服務的特點等因素。質量體系文件的詳略程度應與其企業(yè)人員的素質、技能和培訓相適宜，以使體系文件保持一個合理的水平，以便有效地貫徹實施。 

法規(guī)性：質量體系文件一旦批準實施，就必須認真執(zhí)行；文件如需修改，需按規(guī)定的程序執(zhí)行；文件也是評價質量體系實際運作的依據(jù)。

適應性：實驗室應根據(jù)各自的性質、任務和特點，制定適合自身質量方針以及檢測工作特點和需要的，具有可操作性的質量體系文件。

見證性：為社會提供公正數(shù)據(jù)的機構，其數(shù)據(jù)必須有法律辯護依據(jù)。同時，湖南iso三體系認證的建立、運行和效果依賴于有效的監(jiān)督機制；因此，各項質量活動應具有可溯性和見證性，以便通過各項紀錄及時發(fā)現(xiàn)偏規(guī)的未受控環(huán)節(jié)以及質量體系的缺陷和漏洞，對質量體系進行自我監(jiān)督、自我完善、自我提高。